項目經(jīng)理采購管理的流程

項目采購：當項目團隊無(wú)法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，為了讓項目團隊的時(shí)程安排更順暢，以及提高工作效益，就會(huì )考慮將之外包給其他廠(chǎng)商。當項目團隊無(wú)法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品時(shí)，就會(huì )考慮外包，而管理從外包商獲得結果的所有流程，即為項目采購管理。根據PMBOK指南，項目采購管理流程包括4個(gè)部分：

1、規劃采購。指決定產(chǎn)品或服務(wù)要自制、租賃或外包。如果選擇外包，則要擬出外包計劃，以及明確產(chǎn)品及服務(wù)的規格。在與賣(mài)方議定合約時(shí)，主要的判斷依據是產(chǎn)品的形態(tài)、成本或各項資源的可取得性;并且視項目的需求，選擇不同的合約類(lèi)型：

(1)固定總價(jià)或總包合同：在合同條件下，買(mǎi)方支付固定價(jià)格給賣(mài)方，二賣(mài)方要在此價(jià)格范圍內，完成所有的工作內容。

(2)成本償還合同：買(mǎi)方依據賣(mài)方實(shí)際執行的工作內容，支付賣(mài)方實(shí)際支出的成本，同時(shí)加上特定利潤給賣(mài)方。

(3)時(shí)間與材料合同：兼具以上兩種特性，用于金額較小的采購，或是買(mǎi)方對合同總價(jià)及采購數量尚未明確的情況。

在選定合約類(lèi)型后，接著(zhù)需要開(kāi)出《采購清單及規格說(shuō)明書(shū)》，制定尋找賣(mài)方的規則辦法：招投標、詢(xún)價(jià)等。通常，項目團隊在這個(gè)階段，也應該著(zhù)手建立供應商選擇的SOP和評定標準。

2、執行采購。廠(chǎng)商根據買(mǎi)方開(kāi)出的需求(例如，確認要購買(mǎi)的項目、數量，以及所需的功能和規格)，提供賣(mài)方報價(jià)單。在此階段，項目團隊將必須在“招標說(shuō)明會(huì )”上，回復賣(mài)方所提出的諸多問(wèn)題，并在說(shuō)明會(huì )結束后，將所有答詢(xún)記錄文件化，傳送給所有的賣(mài)方(廠(chǎng)商)，確保所有潛在賣(mài)方都能接收到相同并正確的信息。

在完成了“合格賣(mài)方清單”“賣(mài)方建議書(shū)”或標單后，再來(lái)就是進(jìn)行賣(mài)方選定：這個(gè)工作的重點(diǎn)就在于列出最能滿(mǎn)足項目需求，并且能有效降低項目風(fēng)險的賣(mài)方。在一般狀況下，項目團隊通常都會(huì )同時(shí)選擇多個(gè)賣(mài)方，以分散項目風(fēng)險;除非是項目面臨了很大時(shí)程壓力、賣(mài)方具有項目所需產(chǎn)品的專(zhuān)利權、賣(mài)方具有獨特能力或資格(例如，具有某國際認證)，或是雙方已簽訂長(cháng)期合作條約等情況下，才會(huì )選擇單一賣(mài)方。

3、管理采購。完成賣(mài)方選定之后，這時(shí)就進(jìn)入了“合約管理”的階段，目的是要確認買(mǎi)、賣(mài)雙方都確實(shí)遵守合約中，白紙黑字定下來(lái)的規范和權利義務(wù)，同時(shí)維護雙方權益。有些組織會(huì )為了集中管理各項合約，而設立專(zhuān)職單位，此舉的優(yōu)點(diǎn)是能提升合約處理的專(zhuān)業(yè)性;不過(guò)，這種分成兩個(gè)單位作業(yè)的方式，也會(huì )造成項目經(jīng)理難以取得合約專(zhuān)業(yè)人員的協(xié)助。

4、結束采購。在結案之前，必須完成每一個(gè)項目采購的流程。除了要按照合約上的結案程序，驗收外包項目產(chǎn)品/采購項目，同時(shí)也要從此次采購流程中累積知識與技能，將項目中的經(jīng)驗值、實(shí)務(wù)上的風(fēng)險或規劃，轉化成文件，方便日后其他項目參考之用。在采購過(guò)程中，項目經(jīng)理雖然不直接處理合約相關(guān)事宜，但還是要協(xié)助采購人員，辨識所有風(fēng)險，完成項目風(fēng)險分析，同時(shí)協(xié)助建立、修改及管理合約。在項目管理中，采購是很容易被忽略的一環(huán)，常會(huì )發(fā)生因采購環(huán)節規劃不夠嚴謹、樣品延遲送到，造成試驗時(shí)間也跟著(zhù)往后拖，因而牽動(dòng)到其他流程等等問(wèn)題發(fā)生。

項目采購畢竟不同于一般日常采購，并未設有明確的KPI(關(guān)鍵績(jì)效指標)或衡量標準，因此對采購而言，他們很難判斷該如何適時(shí)地提供資源，協(xié)助項目完成，而這也形成了項目實(shí)務(wù)上的盲點(diǎn)，執行時(shí)應特別留意。此外，在采購實(shí)務(wù)上最不可輕忽的一件事，就是“供貨商的挑選”。

實(shí)用技巧：（1）采購文件的復雜及詳細程度，會(huì )因為項目采購的項目，和可承受的風(fēng)險不同，而有所差異。（2）合約工作說(shuō)明書(shū)中，應詳述工作內容及附帶工作條件(例如，要定期進(jìn)行進(jìn)度報告)，以確保賣(mài)方能清楚完整地了解買(mǎi)方的需求及工作目標。（3）選擇合約類(lèi)型時(shí)，可以考慮：項目開(kāi)始之后變更的頻率與影響范圍、賣(mài)方執行項目所需投入的時(shí)間及成本、業(yè)界使用的標準合約、市場(chǎng)競爭情形，以及風(fēng)險高低等問(wèn)題。